Datenschutzerklärung

Stand: 10. September 2026 (Fassung 2)

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Die Automatisierung mit System LLC tritt im deutschsprachigen Raum unter der Geschäftsbezeichnung K.A.I. Systems auf. Da sie ihre Leistungen Personen in der Europäischen Union anbietet, unterliegt sie nach Art. 3 Abs. 2 DSGVO unmittelbar der Datenschutz-Grundverordnung.

Wo Ihre Daten liegen: Diese Website läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Ihre Daten werden damit innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Einzelheiten im Abschnitt Hosting.

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG nicht vorliegen.

Wenn aus dem Erstgespräch eine Zusammenarbeit wird

Die unter der Bezeichnung K.A.I. Systems angebotenen Leistungen werden von der Automatisierung mit System LLC erbracht und abgerechnet. Kommt es zu einem Vertrag, verarbeitet sie die dafür erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ein Wechsel des Verantwortlichen findet dabei nicht statt: Die Automatisierung mit System LLC ist bereits für den Betrieb dieser Website verantwortlich. Ihre Daten werden für diesen Zweck nicht an ein anderes Unternehmen weitergegeben.

2. Das Wichtigste vorab

3. Aufruf der Website und Server-Logdateien

Beim Aufruf dieser Website werden durch den Webserver automatisch Daten in sogenannten Logdateien gespeichert. Erfasst werden:

• die gekürzte IP-Adresse des zugreifenden Geräts (das letzte Segment wird vor der Speicherung entfernt, eine Zuordnung zu einer Person ist damit nicht mehr möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge und Meldung über den Erfolg des Abrufs
• verwendeter Browsertyp und dessen Version sowie das Betriebssystem
• die zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt

Zweck: Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, Aufklärung von Missbrauch und technische Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.
Speicherdauer: Die Logdateien werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

4. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister betrieben:

Der Anbieter verarbeitet die beim Aufruf der Website anfallenden Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Die Server stehen in Deutschland.

5. Schriften, Bilder und Video

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten (Oswald und Inter), sämtliche Bilddateien sowie das eingebundene Video werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Anbieter. Ihre IP-Adresse wird dabei an niemanden außerhalb unseres Hostings übertragen.

Das Video mit der Kundenstimme liegt ebenfalls auf unserem eigenen Server. Es wird nicht automatisch geladen und nicht automatisch abgespielt. Erst wenn Sie das Video anklicken, wird die Videodatei von unserem Server abgerufen. Es werden dabei keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übertragen.

6. Terminbuchung über den Kalender

Am Ende dieser Seite können Sie ein kostenloses Erstgespräch buchen. Der Kalender wird von einem externen Anbieter bereitgestellt und unmittelbar mit dem Aufruf der Seite geladen. Eine vorherige Abfrage findet nicht statt.

Was dabei übertragen wird

Beim Laden des Kalenders wird eine Verbindung zu den Servern des Anbieters aufgebaut. Dabei wird Ihre IP-Adresse an den Anbieter übermittelt. Zusätzlich kann der Anbieter Cookies setzen, die technisch der Auslieferung und dem Schutz vor automatisierten Zugriffen dienen. Geben Sie anschließend Daten in das Buchungsformular ein (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Ihre Angaben zum Termin), werden diese ebenfalls beim Anbieter verarbeitet, damit wir den Termin durchführen können.

Die Buchungsfunktion wird unter unserer eigenen Adresse api.kai-systems.io ausgeliefert. Technisch bereitgestellt wird sie von der HighLevel Inc., 400 North Saint Paul Street, Suite 920, Dallas, Texas 75201, USA. Zur Auslieferung wird zusätzlich das Content-Delivery-Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA eingesetzt. Wir benennen beide, damit Sie wissen, wohin Ihre Daten fließen.

Rechtsgrundlage und Übermittlung in die USA

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Interessenten eine unmittelbare und einfache Terminvereinbarung anzubieten. Buchen Sie tatsächlich einen Termin, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Angaben zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses).
Übermittlung in die USA: Der Anbieter hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass in den USA kein dem europäischen Recht gleichwertiges Datenschutzniveau garantiert werden kann und insbesondere ein Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausgeschlossen ist.
Widerspruch: Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Wenn Sie die Übermittlung von vornherein vermeiden möchten, nutzen Sie statt des Kalenders bitte die Kontaktaufnahme per E-Mail (siehe Ziffer 7). Technisch können Sie das Laden zusätzlich durch einen Skript- oder Inhaltsblocker in Ihrem Browser unterbinden.
Speicherdauer: Buchungsdaten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Sie können einen Termin jederzeit auch ganz ohne den Kalender vereinbaren, indem Sie uns eine E-Mail an info@kai-systems.io schreiben.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.
Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen. Für geschäftliche Korrespondenz gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs bzw. zehn Jahren.

8. Daten von Bewerberinnen und Bewerbern unserer Kunden

Im Rahmen unserer Leistungen richten wir für unsere Auftraggeber Bewerbungsstrecken ein und betreiben sie. Bewerben sich Personen über eine solche Strecke, ist für diese Daten der jeweilige Betrieb verantwortlich, bei dem sich die Person bewirbt. Wir werden dabei ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung tätig und verarbeiten die Daten nur nach Weisung des Auftraggebers.

Wenn Sie sich über eine von uns betreute Bewerbungsstrecke beworben haben und Auskunft oder Löschung wünschen, wenden Sie sich bitte an den Betrieb, bei dem Sie sich beworben haben. Auf Wunsch nennen wir Ihnen die richtige Ansprechstelle.

9. Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen dies am Schlosssymbol in der Adresszeile Ihres Browsers und daran, dass die Adresse mit „https://" beginnt. Damit können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft darüber, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder die auf dieser Website eingesetzten Dienste ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Den aktuellen Stand finden Sie am Anfang dieser Seite.